A pandémia többféle hatást gyakorolt a kisebb-nagyobb vállalatok napi működésére. Az egyik legjelentősebb ezek közül, hogy a munkavégzés helye és sok esetben ideje a korábbinál jóval flexibilisebb lett. Amely vállalat megteheti, az alkalmazottak számára lehetővé teszi a távmunkát, vagy a munkavégzés szempontjából egyre divatosabb iroda-otthon laza kombinációt. Ez azonban a vezetők számára jelentős kihívást okoz. Sokan úgy érzik, elveszítik az irányítást, és nem tudják kordában tartani a cégnél zajló folyamatokat. Ugyanis a legtöbb vezető – és sok esteben a beosztottak is – olyan menedzsment módszerekhez vannak szokva, amelyek fizikai jelenétet igényelnek (pl. személyes megbeszélések, csapatösszetartások stb.). Vannak azonban olyan eszközök és lehetőségek, amelyek segítségével a táv- és hibrid munkában dolgozók is kellőképpen motiválhatók.
Kommunikációs rituálék
A személyes interakciók egyik jó helyettesítője lehet, ha kialakítunk bizonyos kommunikációs rituálékat a virtuális munkakörnyezetben. Ezek nagyban hozzájárulhatnak ahhoz, hogy az emberek motiváltabbnak érezzék magukat, és a csapatok összetartása szempontjából is hasznosak lehetnek. A rituálék kialakításának egyik előfeltétele természetesen a megfelelő kommunikációs platform és eszközök megléte. Az első lépés tehát mindenképpen az, hogy a virtuális munkahely mindenki számára egyaránt elérhető és használható legyen. Számos ún. kollaborációs szoftver és online platform áll rendelkezésre ehhez – a vállalatok jó része az utóbbi másfél évben el is kezdett használni ilyeneket. Folyamatosan távmunkában dolgozók esetében fontos csapaterősítő rituálé lehet a heti rendszeres virtuális csapatszintű meeting. Ugyanakkor érdemes arra is lehetőséget biztosítani, hogy a kollégák a munkaügyeken kívül is tudjanak kommunikálni egymással.
A teljesítmény mérése
A távmunka egyik legnagyobb kérdése, hogyan tegyük mérhetővé a teljesítményt. A vállalatok legnagyobb része mind a mai napig a ledolgozott munkaórákat tekinti az értékelés alapjának. Elég könnyű azonban belátni, hogy ez nem a legjobb megközelítés. Előfordulhat, hogy egy lassan dolgozó kolléga egy teljes munkanap alatt kevesebb értéket teremt, mint egy gyorsabb és hatékonyabb társa alig néhány óra leforgása alatt. A teljesítmény jellege és mérési lehetőségei természetesen munkakörökönként és szakterületenként változhatnak. Egy marketinges számára például jó mérőszám lehet a lefuttatott online kampányok száma vagy még inkább a kampányokkal bevonzott új vevők száma. Egy értékesítő számára nyilván a sales adatok a fontosak, egy HR-es teljesítményének pedig fontos mutatója lehet az alkalmazottak belső elégedettsége.
Az idő mérése
Bár az előbb pont arról beszéltünk, hogy ne a befektetett munkát mérjük, a munkára fordított idő követése továbbra is fontos a produktivitás érékelésében. Például akkor lehet nagy jelentősége, amikor elmulasztott határidők vagy egyéb késések okait kell feltárni. Mindig törekedni kell arra, hogy a beosztottak és a vezetők egyaránt képesek legyen mérni a saját munkaidejüket. Ehhez szintén létezik számos egyszerű applikáció vagy szoftver, amelyek egy része akár a közös munkavégzés online platformjaiba is integrálható. A munkatársak tevékenységének követése során azonban mindenképpen kerüljük a túlzott ellenőrzést, és tartsuk tiszteletben a magánéletüket is.
Ügyeljünk az munkatársak jól-létére
A távmunka esetében különösen figyeljünk arra, hogy a munkatársaink hogyan érzik magukat. Közös irodában könnyebb észre venni, ha valaki különösen feszült, vagy szomorú, esetleg depressziós. Otthoni munkavégzés esetén például érdemes rendszeres kérdőíves félmérést végezni vagy célzott beszélgetéseket folytatni az alkalmazottak között, amelyben ilyen jellegű dolgokra is rákérdezünk.
Dicséretek, elismerések
Az alternatív munkavégzési formák közepette sem szabad megfeledkezni arról, hogy elismerjük a jól teljesítő munkatársakat és közösen megünnepeljük az elért sikereket. Ezek a produktivitás leghatékonyabb ösztönzői lehetnek. Ráadásul számos szakmai kutatás igazolja, hogy az emberek leggyakrabban az elismerések hiánya miatt váltanak munkát.
Mindezek az eszközök – jól alkalmazva – sokat segíthetnek abban, hogy a távmunkában vagy flexibilis munkavégzésben dolgozó kollégák jó teljesítménye fenntartható, követhető és a megfelelő keretek között akár fokozható legyen. Ezáltal már rövid időn belül csökkenhet a vezetők bizonytalanságérzése, ami szintén jótékony hatással lehet a vállalatok hatékony működésére