Az az ötletem támadt, hogy “3 tipp” főcím alatt sorozatot indítok a blogon, amelyben időről-időre rövid, hasznos tanácsokat adok vezetőknek azért, hogy hatékonyabbá tehessék a saját munkájukat. A témaköröket első sorban a saját tapasztalataim, illetve a különböző fórumokon hozzám érkező visszajelzések alapján válogatom. Minden esetben igyekszem praktikus, egyszerű tippeket adni, amelyeket kis erőfeszítéssel ki lehet próbálni – persze a napi rutin részéve tenni nem mindig ilyen egyszerű…
Együtt a csapattal
Tapasztalataim szerint az egyik legnagyobb vezetői kihívást (akár csúcsvezetőkről, akár középvezetőkről beszélünk) az jelenti, hogyan lehet valóban hatékonyan kommunikálni a csapattal. Ahogy ezt az előző blogposztban is kifejtettem, mindez a nyári időszakban extra odafigyelést igényel. Ezért is döntöttem úgy, hogy a posztsorozat első darabját ennek a témának szentelem, és összeszedek néhány javaslatot arra vonatkozóan, hogyan lehet megőrizni az élő kapcsolatot a munkatársakkal, beosztottakkal.
A fő kihívások
Miért nehéz a vezetői kommunikáció napjainkban? Sok oka van. Egyrészt az emberekre mindenhonnan valósággal ömlik az információ – a munkájukkal kapcsolatban és attól teljesen függetlenül egyaránt. Emailek, Viber-, Facebook-, Whatsapp-üzenetek vagy különféle kollaborációs platformok figyelmeztetései, mobiltelefonos emlékeztetők. Szinte minden pillanatban érkezik valami. Ilyen információs csúcsforgalomban kell valahogyan kommunikálni a munkatársakkal, ilyen túlzsúfolt pályán kell megküzdeni a figyelmükért. A vállalat hosszú távú sikere múlhat azon, hogy az információk kellő időben eljutnak-e a címzettekhez és azok képesek befogadni, értelmezni azokat. A pandémia nyomán velünk maradó iroda-home office hibrid munkavégzésben szintén különös jelentősége van a hatékony vezetői kommunikációnak, hiszen kevesebb lett a személyes interakció az emberek között, és az éppen otthoni irodában dolgozók figyelmét pedig sok esetben még nehezebb megragadni. (Szerintem mindenki ismeri a jelenséget, hogy egy sokszereplős online meetingen könnyebb eltűnni a tömegben…) Egy szó mint száz, muszáj hatékonyan kommunikálni a csapattal, hogy fenntartsuk a lendületet. És akkor jöjjön az 3 tipp:
Beszéljünk rendszeresen a csapattal
Az első tipp elég egyszerű: beszéljünk rendszeresen a csapattal. Ha nem mondunk semmit, akkor az emberek maguk kezdik kitölteni az információs űrt. Vagyis útjukra kelnek a pletykák, a félinformációk alapján kigondolt összeesküvés elméletek. Ezt mindenképpen kerüljük el. Tartsunk rendszeres csapatmegbeszéléseket (akár online formában, akár személyesen – utóbbi esetben azért ügyeljünk rá, hogy ha a cégünk támogatja a hibrid munkavégzést, az éppen home office-ban lévő kollégák is be tudjanak kapcsolódni). Ezeken kívül hasznos eszköz lehet időközönként vezetői kör-emailek vagy akár előre rögzített videóüzenetek küldése a munkatársaknak.
Reagáljunk a visszajelzésekre
Az őszinte visszajelzések fontosak, ám hosszú távok csak akkor lehet fenntartani ezt a rendszert, ha a munkatársak úgy érzik, van értelme feedback-et adni. Vagyis időről-időre válaszokat kapnak a kérdéseikre és érezhető hatása lesz a felvetéseiknek. A vezetői reakciók lehetnek szóbeli válaszok (pl. vezetői körlevélben adunk információt egy-egy felvetett témával kapcsolatban, jelezve ezt, hogy munkavállalói kérdésre válaszolunk), és lehetnek konkrét intézkedések (pl. a munkatársak által felvetett hiányosság gyors orvoslása – és utána ennek megfelelő kommunikációja). Nagyon motiválóan hat a munkatársakra, ha érzik, “nem a levegőbe beszélnek”.
Legfontosabb: empátia
Egy vezető nem attól lesz jó és hiteles kommunikátor, hogy mindig mindenre tudja a választ. Amikor valamilyen információnak nem vagyunk birtokában, érdemes a lehetőségekhez mérten legőszintébben feltárni ezt. Ennek már önmagában is jelentős moráljavító ereje lehet. Mint ahogy annak is, ha a vezető megpróbálja őszintén megérteni és átérezni a munkatársak problémáit. Minden kommunikációnk sokkal hatékonyabb lesz, ha megfelelő empátiával közelítünk a beosztottak kérdéseihez, felvetéseihez, visszajelzéseihez.
A vezetői kommunikáció természetesen jóval összetettebb kérdés annál, hogy három egyszerű pontban megoldást lehessen adni minden kihívásra. Ugyanakkor azt is gondolom, hogy ha valaki legalább a fent említett három dolgot elkezdni és a napi rutin részéve teszi, az már sokat tesz a vállalat hosszú távú sikerei érdekében. Bármennyire jó szakmailag egy vezető, aki az itt felsorolt alapvető kommunikációs feladatoknak nem tud, vagy nem akar megfelelni, sajnos kudarcra van ítélve.