Soha nincs idő semmire. Egyik megbeszélés éri a másikat. Hányszor hallhatjuk ezeket a panaszos mondatokat. A vállalatvezetők egyik legnagyobb problémája manapság a folyamatos túlterheltség. A látszólag megoldást hozó új technológiák sok esetben inkább csak tovább fokozzák a leterheltséget. A mobiltechnológia térnyerésével – no és persze a pandémia miatti otthoni munkavégzéssel – végképp elmosódott a határ munkahely és a magánélet között. Ez azonban nem jó, hiszen nagyon gyors kiégéshez vezethet. A vezetői terhek csökkentésének egyik fontos módja a feladatok átadása, vagyis a delegálás
Delegálni vagy nem delegálni
Főnöknek lenni a legjobb dolog lehet, hiszen csak osztogatni kell a feladatokat – általában ezt szokták gondolni azok, akik még sohasem vezettek kisebb-nagyobb csapatokat vagy akár vállalatot. A feladatok megfelelő és hatékony átadása ugyanis egyáltalán nem kicsi kihívás. Nem véletlen, hogy sok vezető tart is tőle. És elég sokan rosszul vagy szinte sehogyan sem alkalmazzák. “Ezt én tudom jól csinálni. Annyit kellene magyarázni a részleteket, hogy annyi idő alatt magam is megcsinálom.” Hányszor hallhattuk már ezt az érvet. És tegyük a szívünkre a kezünket, talán már mi is mondtuk néhányszor. Pedig ez a mondat a vezetői túlterheltség egyik kulcsmondata. Sőt, ha még egy fokkal távolabbra nézünk, hosszabb távon az egész cég fejlődésének gátja lehet, ha a vezető pótolhatatlannak véli magát, és nem bízik eléggé a kollégáiban, beosztottjaiban. Hiszen senki sem tud végtelen mennyiségű feladatot elvégezni, így előbb-utóbb mindenki eléri a teljesítőképessége határait. A tanulság egyszerű: delegálni márpedig kell.
Delegálni, de hogyan?
Azt már látjuk, hogy mindenképpen le kell osztani a feladatokat, de mint annyi mindent, ezt is lehet jól vagy rosszul csinálni. Összeszedtem néhány gondolatot azzal kapcsolatban, hogy szerinte mi a helyes út.
Nem a kontroll a lényeg
A hiedelemmel ellentétben a vezetőnek lenni első sorban nem a kontroll gyakorlását jelenti, hanem az alattunk-mellettünk dolgozók motiválásának képességét. Ez egyáltalán nem könnyű, hiszen önállóságra kell bíztatni őket, át kell adni bizonyos döntési jogokat és hátrébb kell lépni egy kicsit. Az elején nehéznek tűnik, viszont hosszabb távon nagyon megéri.
Mérjük fel a határokat
Mindenkinek máshol vannak a határai. Más-más szintű terhelést bírunk, máshogy viseljük a stresszt és egészen eltérő lehet a tűrőképességünk. Ezért nem is lehet általános receptet adni a feladatok delegálásával kapcsolatban. Jól fel kell mérnünk a saját képességeinket (de tényleg legyünk őszinték magunkkal!), és ennek megfelelően kell kialakítanunk a feladatok leosztásának rendszerét.
Lassú víz partot mos
Mint annyi mindenhez, a jó delegálás elsajátításához is idő (no meg nem kevés türelem és kitartás) kell. Ne csüggedjünk, ha valami elsőre nem úgy sikerül, ahogy azt elterveztük. Elemezzük a hibák okát (rosszul adtunk át valamit, féleérthető volt a megfogalmazás, valami olyanról nem tudtak a kollégák, ami fontos lett volna a munka pontos elvégzése szempontjából stb.), és következő alkalommal próbáljuk kiküszöbölni azt.
Legyünk nyitottak!
Mindannyiunknak vannak bizonyos módszerei, amelyekkel szeretünk megoldani adott feladatokat. De ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy ez az egyetlen lehetséges megoldás. Engedjük a csapattagokat, hadd próbálkozzanak a saját elképzeléseik szerint. Persze a korábbi tapasztalatainkat megoszthatjuk velük…
Legyünk büszkék a csapatunkra!
Minél több feladatok delegálunk, a csapatunk tagjai annál jobban bevonódnak a sikerek elérésébe. Ez nem a mi érdemeinket kisebbíti. Ha sikerül elérni valamit, ismerjük el a csapattagok eredményeit.
A delegálás lényege tehát a vezető bizonyos szempontú tehermentesítse mellett a csapattagok bevonása, a pozitív motiváció és nem utolsó sorban az új megoldási lehetőségek felfedezése. Mindez pedig motiváltabb csapatot, elégedettebb vezetőt, és végső soron sikeresebb vállalatot eredményez.