Célra tarts!

Sokan a célok meghatározását tartják a vezető legfontosabb feladatának. Dunát lehet rekeszteni a szakkönyvekből és szakmai cikkekből, amelyek a célmeghatározás jelentőségét és legfőbb technikáit elemzik, illetve mutatják be. Konferenciaelőadások tömkelege taglalja ugyanezt a kérdést: hogyan körvonalazzuk és később definiáljuk a vállalat elérendő céljait.

Mindenki egy irányba

Nem elvitatva a kérdés jelentőségét, de meg kell jegyezni, hogy a célok meghatározása csak egy része – jó eséllyel a kisebb része – e feladatcsoportnak. Az ördög ebben az esetben is a részletekben bújik meg. A nagyobb kérdés ugyanis az: hogyan lehet elérni, hogy a csapat minden egyes tagja azonosulni tudjon ezekkel a célokkal, és mindenki szinte egy emberként hajtson ezek megvalósításáért. Sokan a saját bőrükön is megtapasztalták már, hogy ez utóbbi feladat gyakran jóval több energiát és erőforrást igényel, mint – természetesen kellő megfontolások után – kijelölni az irányokat. Létezik azonban néhány egyszerű technika a célok egységes értelmezésének és követésének elősegítésére.

Jól körülhatárolt célok

A folyamat persze mégiscsak a célok meghatározásával kezdődik. Minél inkább azt szeretnénk, hogy a csapat azonosulni tudjon velük, jól értse őket és mindent megtegyen az elérésükért, annál inkább specifikálni kell őket. Vagyis a lehető legpontosabb célokat kell kitűzni, amelyek értelmezését nem lehet vitatni. Például ne azt mondjuk, hogy “a cél javítani a vállalat teljesítményét”, hiszen ez mást jelent egy sales munkatárs, egy marketinges vagy éppen egy ügyfélkapcsolti menedzser számára. Sokkal szerencsésebbek az olyan megfogalmazások, hogy “növeljük az értékesítésből származó árbevételünket 10%-kal”, vagy “növeljük a call centerrel kapcsolatos pozitív  ügyfél-visszajelzések arányát 5%-kal”, vagy “csökkentsük a webshopunkban a félbehagyott vásárlások számát 15%-kal”. A konkrét tevékenységeket vagy számokat persze mindenki behelyettesítheti a saját üzletére vonatkozó információkkal. A lényeg a pontos meghatározáson van.      

Ellenőrizzük az értelmezést

A személyközi kommunikáció egyik legfőbb tapasztalata, hogy bizony még a legegyszerűbb üzeneteket is félre lehet érteni. Éppen ezért nem elegendő csupán átadni a jól kigondolt és megfogalmazott, kellően specifikált célokat. Le is kell ellenőrizni, hogy a befogadó oldalon átment-e az üzenet. Ennek sokféle módja lehet. Személyes megbeszélések alkalmával egy egyszerű ellenőrző visszakérdezés (pl. Akkor te hogyan fogalmaznád meg magadnak a célt?), emailes vagy más hasonló kommunikáció esetében pedig nyugodtan kérhetünk írásos visszajelzést az értelemzésről. Tudom, mindez nagyon szájbarágósnak tűnhet, de sok kényelmetlenségtől és félreértéstől kíméljük meg magunkat, ha bevezetjük a visszaellenőrzés valamilyen módját.

Részlegekre bontott célok

Régi vezetői tanulság, hogy az emberek annál könnyebben tudnak azonosulni feladatokkal (vagy jelen esetben célokkal), minél jobban értik azokat. És általában azokat értik jól, amelyek közel állnak hozzájuk, ha úgy tetszik kézzel foghatók a számukra. Egy beszerző jóval nehezebben azonosul egy marketinges számára megfogalmazott céllal, és egy sales munkatárs sem könnyen áll teljes vállszélességgel a karbantartó részleg céljai mellé. Ha megvannak a jól definiált vállalati célkitűzések, és az ellenőrzésnek hála abban is biztosak lehetünk, hogy mindenki egy platformon van az értelmezésükkel, akkor jöhet a harmadik lépés. Segítsünk a csapatnak abban, hogy a célokat a saját részlegük számára lefordítsák. Segítsünk elmagyarázni, hogy a kitűzött célok elérésében mit tud tenni egy értékesítő, vagy éppen egy könyvelő, vagy egy karbantartó.

A fenti technikák segíthetnek abban, hogy a csapat jobban értse a célokat, és ennek hatására egy irányba menjen. Ez pedig végső soron a vállalat hatékonyabb működését eredményezheti.